Die Herausforderung
In Ministerien existieren viele Ideen für neue Arbeitsweisen, Konzepte oder Tools. Eine Implementierung oder ein Ausprobieren dieser gestaltet sich jedoch aufgrund von starren Strukturen und Abläufen in der Praxis schwierig. Auch glaubt man den eigenen Leuten meist weniger als ausgewiesenen Expert:innen von außen. Für eine innovative und nutzerorientierte Verwaltung braucht es deshalb neben dem internen Fachwissen auch Impulse von außen zur Methodik und Umsetzung von Vorhaben.
Zum Lösungsansatz
pioneer4BB ist ein 6-monatiges Fellowship-Programm, das Ministeriumsmitarbeiter:innen und externe Expert:innen (Fellows) aus Unternehmen, der Wissenschaft oder Non-Profit Organisationen zusammenbringt.
Das Programm regt durch die Schaffung von Experimentierräumen, einen Perspektivwechsel, einen Methodentransfer, Erfahrungsaustausch sowie den Kulturwandel an. Im Rahmen der Projekte werden Prozesse im Sinne der Nutzer:innen optimiert und transparenter gestaltet, Projektarbeit agil gestaltet, (digitale) Zusammenarbeit optimiert oder moderne und lernende Strukturen kreiert. Dadurch soll Verwaltungsarbeit nachhaltig und effizient gestaltet werden. Die intensive Hand-in-Hand-Zusammenarbeit ergänzt das Fachwissen (Was?) der Ministeriumsmitarbeiter:innen durch das Methodenwissen (Wie?) der Expert:innen.
Durch ein Begleitprogramm werden den Teilnehmenden ergänzende Best-Practices und Kompetenzen vermittelt und Netzwerke geschaffen. Das Programm bietet eine orts- und zeitflexible Arbeitsweise.
Zusammenarbeit und Umsetzung
Von der Umsetzungsidee bis zur Pilotierung des Projektes 2022 verging ungefähr ein Zeitraum von einem Jahr. In dieser Zeit wurde das Programm zunächst konzipiert und die rechtlichen Rahmenbedingungen festgelegt, bevor es an die Ausschreibung und Bewerbungsphase der Projekte ging. Besonders hervorzuheben ist, dass das Konzept mit dem Leitsatz „einfach mal machen“ vor der Umsetzung nicht erst alle Abstimmungsschleifen im Haus durchlaufen hat, sondern Entscheider mutig für eine Pilotrunde plädiert und eine Weiterentwicklung im Nachgang vorgezogen haben.
Im Anschluss an die Pilotrunde erfolgte eine umfangreiche Evaluation der Ergebnisse und Erfahrungen, durch welche das Programm auch zukünftig stetig weiterentwickelt wird.
Derzeit befinden wir uns in der Vorbereitung und Organisation des nächsten Durchgangs und freuen uns auf die nächsten Projekt und Umsetzungen derer. Das Programm richtet sich an motivierte und engagierte Ministeriumsmitarbeiter:innen sowie Führungskräfte, die die Arbeitsweisen und Prozesse der Verwaltung effizienter gestalten und Lösungen entwickeln möchten. Notwendig ist dafür die Offenheit, neue Methoden und Kompetenzen zu erlernen und Teil eines Netzwerks aus Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft zu werden. Ist die Teilnahme an einem neuen Durchgang ausgeschrieben, erarbeiten wir gemeinsam mit den Ministeriumsmitarbeiter:innen eine Projektskizze. Dabei unterstützen wir bereits spezifische Projektideen ebenso wie den unkonkreten Wunsch nach Veränderung. Manchmal ist es gar nicht so leicht, den Wunsch nach Veränderung genau zu benennen, daher entwickeln wir gemeinsam mit den Ministeriumsmitarbeiter:innen eine Projektideen oder geben Anregungen für mögliche Projekte.
Erfahrungsbericht
Aufgrund der vielfältigen Projekte und Herausforderungen resultieren unterschiedliche Ergebnisse für die Teilnehmenden. Durch die Projekte des Pilotdurchgangs 2022 wurde in erster Linie Ergebnisse erzielt, die im engeren Sinne vor allem die Effizienz der Prozesse sowie die Zusammenarbeit der Ministeriumsmitarbeiter:innen betreffen und den Arbeitsalltag erleichtern. So wurden z.B. die Stellenausschreibungen und Auswahlverfahren im Ministerium überarbeitet und nutzerorientierter ausgestaltet. Im Rahmen anderer Projekte wurden neue digitale Tools für die interne Organisation und Kommunikation implementiert oder einheitliche Leitfäden für wiederkehrende Prozesse erstellt.
Durch die übergeordnete Rolle des Ministeriums wirken sich verbesserte Arbeitsweisen und -abläufe jedoch auch unmittelbar auf Bürger:innen sowie Unternehmen aus, die mit dem Ministerium in Kontakt stehen, sei es im Laufe einer Bewerbung oder bei themenspezifischen Kooperationen.
Besonders stolz sind wir darauf, dass das Programm auf viel positive Resonanz gestoßen ist und Ergebnisse erzielt werden konnten, welche die Prozesse optimieren und das Wissen und die Zusammenarbeit der Teilnehmenden stärken.
Ebenso freuen wir uns, dass sich pioneer4BB, durch die transparente Präsentation des Programms und der Erfahrungen in verschiedenen Landesgremien und auf deutschlandweiten Konferenzen, aktuell in der hausinternen Abstimmung in einigen brandenburgischen Ressorts befindet und eine landesweite Ausweitung möglich erscheint.
pioneer4BB soll ein Leuchtturmprojekt darstellen, welches nicht nur kurzfristige Lösungen schafft, sondern dazu beiträgt, dass sich die Verwaltung langfristig zu einer lernenden Organisation entwickelt, welche nutzer- und bürgerorientiert handelt.
Mitmachen – Für dieses Projekt suchen wir:
- Partner:innen im Bereich Recherche & Kommunikation, die bei der Umsetzung helfen
- Finanzierungsmöglichkeiten
Bitte wende Dich an die Ansprechperson unten, wenn Du Interesse hast oder weiterhelfen kannst.
Ansprechperson
Dauer der Umsetzung
3-6 Monate
Kosten der Umsetzung
Für die Umsetzung den Pilotdurchgang standen dem Ministerium Fördermittel in Höhe von 24.000 EUR zur Verfügung. Die Mittel werden vor allem für die Zusammenarbeit mit der Digitalagentur Brandenburg, die Ausstattung der Fellows sowie der Finanzierung von Begleit- und Weiterbildungsveranstaltungen genutzt.
Durch die Konzipierung des Austauschs zwischen Verwaltung und Unternehmen ohne Abordnung oder Arbeitnehmerüberlassung entstehen keine großen Personalkosten. Die Teilnehmenden werden normal von Ihren Arbeitgeber:innen vergütet. Das Programm ist demnach kostengünstig und einfach umzusetzen.
Mitwirkende Partner:innen
ProjectTogether, Circular Futures, Welcome Alliance, Ecosia